Términos y condiciones

Estos términos regulan el uso de Mindsign, plataforma de gestión de firmas de correo institucionales operada por Mindigital SpA. Si usas MindSign Docs, rige además su sección propia.

1. El servicio

Mindsign permite a una institución diseñar firmas y aplicarlas automáticamente en las cuentas de Google Workspace de sus funcionarios, además de tarjetas de contacto y campañas. Requiere que un administrador del Workspace autorice la conexión.

2. Cuentas y uso aceptable

El cliente es responsable de la veracidad de los datos, del resguardo de sus credenciales y de contar con la base legal para tratar los datos de sus funcionarios. No se permite usar la plataforma para fines ilícitos, spam ni para tratar datos sin facultad para ello.

3. Protección de datos

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de privacidad y, entre Mindigital (encargado) y la institución (responsable), por el correspondiente acuerdo de encargo de tratamiento conforme a la Ley 21.719.

4. Planes y pago

Los planes y precios se publican en Precios (CLP, sin IVA salvo indicación). El cobro se realiza por usuario activo mediante MercadoPago. El plan se puede cambiar o cancelar según lo indicado.

5. Disponibilidad y responsabilidad

Procuramos alta disponibilidad pero el servicio se entrega "según disponibilidad". Mindigital no responde por indisponibilidades de Google ni por configuraciones incorrectas del dominio del cliente. La responsabilidad se limita a lo pagado por el servicio.

6. Marcas de terceros

Google Workspace™ y Gmail™ son marcas de Google LLC. Mindsign es un producto independiente y no está afiliado ni patrocinado por Google.

7. Contacto

Mindigital SpA · hola@mindigital.cl.

8. MindSign Docs

Esta sección aplica a MindSign Docs, el servicio de Mindigital SpA (Santiago, Chile) para enviar documentos a firma y firmarlos en línea. En lo que no diga, se aplican los puntos anteriores de estos términos.

El servicio

MindSign Docs permite a una empresa subir documentos, enviarlos a las personas que deben firmarlos y seguir su avance. Quienes firman lo hacen desde el celular o el computador, sin crear cuenta, y confirman su identidad con un código que reciben por correo o por otro medio que incluya el plan. Cada firma es una firma electrónica simple según la Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos y firma electrónica. Por ahora MindSign Docs no incluye firma electrónica avanzada: si la ley exige ese tipo de firma para un documento, debes firmarlo por otro medio.

Responsabilidades de la empresa que envía

Tu empresa decide qué documentos envía, a quién y con qué contenido. Por eso es responsable de:

• Que el documento sea lícito y que la firma electrónica simple sea suficiente para él.
• Los datos personales de quienes firman: tu empresa es la responsable de su tratamiento y debe tener una base legal para tratarlos (por ejemplo, el contrato que firman o su consentimiento), además de informarles lo que corresponda. MindSign Docs los trata como encargado, según la Política de privacidad.
• Que los correos y teléfonos de quienes firman sean correctos y les pertenezcan.
• El resguardo de las cuentas de su equipo y de lo que se haga con ellas.

Evidencia y sello de tiempo

Cada documento firmado queda con un registro de evidencia: quién firmó, cuándo, desde qué dirección IP y dispositivo, cómo confirmó su identidad y la huella digital (SHA-256) de cada versión del documento. El PDF final lleva un sello de tiempo emitido por un servicio externo (estándar RFC 3161) y un certificado con esa evidencia, y cualquiera que tenga el documento puede comprobar su integridad con el código QR que trae. Esta evidencia sirve para acreditar la firma; su valor en un juicio lo determina el tribunal en cada caso.

Planes, precios y cobro

• Los planes de MindSign Docs tienen un precio por empresa, no por usuario, publicado en Precios en pesos chilenos más IVA. Cada plan incluye un número de documentos al mes. Un documento es un envío a firma, con todas las personas que lo firman, y cuenta en el mes en que se envió aunque después se anule, se rechace o venza. Los documentos no usados no se acumulan para el mes siguiente.
• En los planes pagados puedes enviar más documentos que los incluidos. Cada documento extra se cobra al precio que indica tu plan, más IVA, y se calcula al cierre de cada mes. Si tu plan es mensual con cobro automático, el excedente se suma al siguiente cobro de tu suscripción; en los demás casos se paga aparte con Mercado Pago.
• La suscripción se paga con tarjeta mediante Mercado Pago y se renueva automáticamente al final de cada período, mensual o anual, hasta que la canceles. Mindigital no ve ni guarda los datos de tu tarjeta.
• Puedes cancelar la renovación cuando quieras desde Plan y pagos, en MindSign Docs. El plan sigue vigente hasta el fin del período pagado y después la cuenta pasa al plan Prueba, sin otro cobro. Tus documentos firmados se conservan.
• Si se rechaza el cobro de la renovación, tienes 7 días de gracia para regularizarlo y mientras tanto puedes seguir enviando. Si la gracia vence sin pago, la cuenta pasa al plan Prueba.
• Si un excedente queda impago más de 7 días, se bloquea el envío de documentos nuevos hasta que lo pagues. Los documentos que ya están en firma siguen su curso.